Cuando una empresa no sabe con precisión qué tiene en almacén, la pérdida no aparece en ninguna línea del estado de resultados. Aparece diluida: en compras innecesarias, en ventas que no se concretan por quiebre de stock y en mercadería que se deteriora sin que nadie lo advierta.
El costo real del descontrol
Un inventario desactualizado genera tres efectos simultáneos. Primero, distorsiona el costo de ventas y, con él, la utilidad declarada. Segundo, impide detectar mermas y sustracciones a tiempo. Tercero, obliga a decidir compras a ciegas, inmovilizando capital de trabajo.
Cómo se ordena
El proceso comienza con una toma física completa, idealmente con corte de operaciones y personal ajeno al almacén participando en el conteo. Luego viene la codificación del catálogo, la conciliación contra los registros contables y la explicación de las diferencias encontradas.
Pero la toma física por sí sola no resuelve nada si no se acompaña de un procedimiento: quién autoriza una salida, cómo se documenta una recepción, cada cuánto se hacen conteos cíclicos y quién responde por las diferencias.
Frecuencia recomendada
Como mínimo una toma anual al cierre del ejercicio, exigida además para efectos tributarios en varios supuestos. Para negocios con alta rotación, lo aconsejable son conteos cíclicos mensuales sobre los artículos de mayor valor o movimiento.
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